Total Cost of Ownership (TCO) für Software im Industrievertrieb

Wie teuer ist Vertriebssoftware für die Industrie wirklich?

In der Fertigungsindustrie ist "digitaler Vertrieb" nicht mit CRM-Software gleichzusetzen. Ihr industrieller Vertriebsprozess ist unglaublich komplex, und ein CRM System unterstützt den Vertrieb in vielerlei Hinsicht, ist jedoch nicht das einzige Werkzeug, welches Sie benötigen. Wir haben mit diesem Beitrag einmal zusammengefasst worauf sie achten sollten, wenn sie Vertriebssoftware evaluieren bzw. welche Kostenfaktoren einen Einfluss auf Ihre Total Cost of Ownership haben:

Um die Einzelheiten zu verstehen, erfassen wir zunächst die Customer Journey – der Kaufprozess aus Sicht Ihrer Kunden:

Kaufprozess aus Kundensicht:

1. Benötigt Produkte
2. Recherchiert online
3. Findet Ihr Unternehmen
4. Stellt eine Angebotsanfrage (RFQ)
5. Erhält das Angebot
6. Spezifiziert weitere Anforderungen
7. Verhandelt weitere Komponenten
8. Stimmt dem Angebot zu
9. Kauft die Lösungen
10. Erhält der/die Produkt/e oder Fertigungslösung
11. Benötigt After-Sales-Support

Ihr Verkaufsprozess - sei es über Ihr Direktvertriebsteam, Distributoren oder via Online-Shop - muss Ihre Kunden in jeder Phase dieser „Reise“ abholen. Das Konzept klingt simpel, doch in der Realität ist dieser Prozess nur mit der Unterstützung von digitalen Technologien machbar.

Finden Sie die perfekte Balance zwischen Rentabilität, Kundenzufriedenheit und Kostensenkung. Downloaden Sie unseren neuen Leitfaden „Wettbewerbsstark im Industrievertrieb" und lernen Sie mehr zum Thema!

Sie benötigen Software für die Erstellung von Angeboten (CPQ), Software für die Verwaltung von Kundendaten, Kommunikation und Kollaboration (CRM) und Software, um neue Einkaufskanäle zu erschließen oder den Selbstbedienungseinkauf zu ermöglichen (E-Commerce).

Hersteller neigen dazu, Lücken im Vertriebsprozess mit einzelnen digitalen Lösungen abzudecken. Dies kann allerdings zu kritischen Problemen führen (vgl. dieser Studie von McKinsey), wenn eine unzureichende Integration zwischen den Einzellösungen zu asynchronen Daten führt.

Die Kosten für diese Herangehensweise der Digitalisierung können in astronomische Höhen schnellen. Dies passiert besonders bei Standard-Lösungen, welche durch Customizing angepasst werden müssen.

Total-cost-of-ownership (TCO) der Vertriebsdigitalisierung - die Kostenfaktoren:

Im Folgenden haben wir eine Liste der Kosten erstellt, die bei einer Standardlösung anfallen können. Weitere versteckte Kosten sind jedoch nicht ausgeschlossen.

1. Die Auswahl des Anbieters

Die Beschaffung von unternehmensgerechten Lösungen ist eine Aufgabe, die mehr kostet, als man denkt. Unternehmen müssen Zeit (und damit Geld) aufwenden, um Anbieter zu identifizieren, zu bewerten, zu analysieren und Verträge zu erstellen.

2. Kauf der Lösung vom Anbieter

Nach der Auswahl des Anbieters und der Unterzeichnung des Vertrags müssen die Hersteller Vorabkosten für den Kauf der Software und der Benutzerlizenzen aufbringen. Darüber hinaus können weitere Kosten anfallen.

3. Kauf und Betrieb von zusätzlicher Hardware

Möglicherweise müssen Sie Ihre bestehende IT-Infrastruktur mit zusätzlicher On-Premise-Hardware verstärken, um die Software und ihre Benutzer zu unterstützen. Sie müssen auch laufenden Kosten einkalkulieren (Strom, Kühlung, Sicherheit, Wartung, Verwaltung usw.).

4. Hinzufügen von IT-Ressourcen

Wenn Ihre Lösungen On-Premise sind oder Sie einen hybriden Cloud-Ansatz verfolgen, müssen Sie zusätzliche IT-Ressourcen für die Einrichtung und den Support der neuen Software bereitstellen.

5. Implementieren der Lösung

Eine Lösung von der Stange bedeutet hohe Implementierungskosten. Um die Lösung einsatzbereit zu machen, ist eine Integration (mit Ihrem ERP und den anderen verwendeten Lösungen), sowie Konfigurationen, Tests, Backups usw. erforderlich.

6. Durchführen der Datenmigration

Wenn Sie Ihre Infrastruktur aufrüsten, benötigen Sie Zeit und Ressourcen, um Ihre bestehenden Daten in das neue System zu übertragen. Dieser Schritt birgt ein hohes Risiko von Budgetüberschreitungen.

7. Lizenzierung für Benutzer

Die Lizenzierung ist ein Kostenpunkt, der ungemein komplex werden kann. Neben den Benutzerlizenzen müssen Sie ein Budget für Fernzugriffslizenzen, Integrationslizenzen, On-Premise-Lizenzen und mehr einplanen.

8. Schulung neuer Benutzer

Eines der größten Hindernisse für eine erfolgreiche digitale Einführung sind die Benutzer. Schulungen sind unabdingbar, um sicherzustellen, dass die (neuen oder bestehenden) Benutzer, der Support und die Verwaltung in der Lage sind, Ihre neue Software vollständig zu nutzen.

9. Anpassen an die Prozesse - Customizing

Damit generische Business-Software perfekt zu den Prozessen in Ihrem Unternehmen passt, sind oft Anpassungen/Customizing erforderlich. Sie müssen Entwickler einstellen, die während der Implementierung und nach jedem Software-Upgrade kundenspezifischen Code erstellen oder diesen Kostenpunkt über weitere Verträge an Dienstleister auslagern.

10. Support für die Software

Der Betrieb der Software beinhaltet laufende Kosten aus Wartung und Support. Es können auch Kosten für Sicherheits- oder Fehlerbehebungs-Patches und Upgrades anfallen.

11. Planung von Ausfallzeiten und Wiederherstellung

Wenn die Software nicht verfügbar ist, entstehen Ihrem Unternehmen Kosten. Um das Risiko von Ausfallzeiten zu verringern, müssen Sie in Maßnahmen zur Wiederherstellung und Verfügbarkeit investieren.

12. Upgrades der Software

Software-Upgrades können ressourcen-intensiv sein und potenziell sogar zu Ausfallzeiten führen. Wenn Ihre Software angepasst ist, können sich die Kosten exponentiell summieren.

13. Umstellung auf die Cloud

Wenn Ihre Software nicht Cloud-basiert ist, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass Sie sie für eine neue Software oder beim Wechsel zu Cloud-basierten Lösungen außer Betrieb nehmen müssen. Kosten können durch Datenexport oder Datenspeicherung im alten System entstehen.

Fazit: hohe Kosten können vermieden werden

Viele der oben aufgeführten Kosten sind bei jeder IT-Initiative unvermeidbar. Da besonders im Fertigungsvertrieb mehrere IT-Lösungen (CRM, CPQ, Commerce, etc.) eingesetzt werden, können sich die genannten Kosten multiplizieren.

Die Digitalisierung des Fertigungsvertriebsprozesses könnte somit kostspieliger sein als nötig. Die naheliegendste Frage ist: Brauchen Sie wirklich mehrere Lösungen, um den Vertriebsprozess zu digitalisieren?

In unserem nächsten Artikel "5 Wege um die Gesamtbetriebskosten zu senken" gehen wir darauf aus einer kundenzentrischen Perspektive mit dem Blick auf Industrie 4.0-Technologien ein. Wir teilen unsere Erkenntnisse darüber, wie Sie die Customer Journey harmonisieren, unnötige Software eliminieren und letztendlich Kosten reduzieren können.

Verschaffen Sie sich einen Vorsprung im digitalen Vertrieb mit unserem Leitfaden zum digitalen Vertrieb für Fertigungsunternehmen. Sie können den gesamten Leitfaden auch zum Offline-Lesen herunterladen oder ihn zur Erstellung eines Business Case verwenden.