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Der Vertriebsprozess in der Fertigungsindustrie und im Maschinenbau ist herausfordernd und besonders von geringen Margen und intensivem Wettbewerb gezeichnet. In anderen Branchen liegen die Schwerpunkte im aktiven Produktmarketing sowie der Lead-Generierung. In der Fertigungsindustrie ist die Angebotserstellung (RFQ) oder der Request-for-Information (RFI) einer der wichtigsten Prozesse im Geschäft.
Viele Vertriebsmitarbeiter sind gezwungen, sich mit veralteten Lösungen durchzubeißen, die während der Outsourcing-Welle der späten 90er Jahre entwickelt wurden. Oft arbeiten sie hauptsächlich mit Excel, Word und Outlook um den kritischen Prozess der Konfiguration, Preisgestaltung und der Angebotserstellung (CPQ) durchzuführen.
Wo genau es kritisch wird, wenn Sie Ihren Kunden ein akkurates und profitables Angebot mit traditionellen Mitteln erstellen müssen, erfahren Sie in unserer Liste der 5 größten Risiken im Vertriebsprozess:
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Alle Vertriebsgeschäfte sind auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtet. Fertigungs- und Maschinenbauunternehmen streben oft danach, langfristige Kundenbeziehungen zu erhalten, müssen aber gleichzeitig eine hohe Abhängigkeit akzeptieren. Großkunden benötigen regelmäßig RFQs oder RFIs und erwarten eine schnelle Lieferung von akkuraten Angeboten zu den besten Preisen. Dennoch speichern viele Vertriebsmitarbeiter in dieser Branche Kundenaccounts und Kontaktdaten in Outlook ab oder erstellen Kundendateien noch auf Papier. Accountpläne und Geschäftschancen werden via Excel verwaltet.
Die analoge und nicht durchgängige Verwaltung wichtiger Vertriebsdaten macht eine aktive Kontoverwaltung und Chancen-Priorisierung nahezu unmöglich. Für das Top-Management bietet dieser veraltete Ansatz keine Möglichkeit einer Überprüfung der Vertriebspipeline und eine Umsatzplanung in Echtzeit bleibt auf der Strecke.
Durch Kollaboration zur perfekten Kundenlösung
Die Konfiguration eines Fertigungsprodukts oder einer Lösung für die Auftragsfertigung ist eine komplexe Aufgabe, die eine umfangreiche Zusammenarbeit erfordert. Um ein akkurates und realisierbares Angebot zu erstellen, muss die Dateneingabe z.B. von der Ingenieurs- und Einkaufsabteilung und möglicherweise von Produkt-, Material- oder Fertigungsprozess-Experten aus dem Unternehmen unterstützt werden. Für einen Vertriebsmitarbeiter in dieser Branche ist dieser Prozess extrem zeitaufwändig. Der Zugriff auf die angebotsrelevanten Daten und die Verwaltung des gesamten Workflows umfasst beispielsweise E-Mails, Anrufe, Besprechungen oder Besuche der Produktionsstätte und all dies ist oft über verschiedene Standorten oder sogar Länder verteilt.
Verzögerungen bei der Lieferung und Zusammenstellung dieser kollaborativen Angebotsdaten sind unvermeidbar. Somit dehnt sich der Verkaufszyklus stetig aus und Kunden warten oft mehrere Wochen auf ein Angebot. Das Risiko von Fehlern in der Konfiguration mit einem derart anspruchsvollen Aufbau ist noch dazu recht hoch.
Kostenberechnungen und Preisgestaltung - die Knackpunkte für Unternehmen mit geringen Margen
In Branchen mit geringen Margen und hohem Wettbewerb sind Kostenkalkulation und Preisgestaltung kritisch für den Verkaufsprozess. Rabatte und Preisangebote müssen akkurat sein, um die Rentabilität des Angebots zu gewährleisten. Oft sind die Kosten- und Preisdaten auf verschiedenen Datenbanken verteilt oder überhaupt nicht zugänglich. Die Kostenberechnung einer Stückliste mit Hunderten von Artikeln in Excel ist für einen Vertriebsmitarbeiter eine wahre Herausforderung und birgt hohe Preisungenauigkeits-Risiken.
Ungenaue Kosten- und Preiskalkulationen können Margen gefährden und sind damit einer der höchsten Risikofaktoren der Branche.
Nicht-genehmigte Angebote und Kundenänderungswünsche als Fehlerquellen
Die erste Version eines Fertigungsangebots ist selten die letzte. Hinzu kommt, dass jede Angebotsrevision, ob aufgrund unternehmensinterner Preisgestaltung oder Ablehnung durch Produktspezialisten wegen Machbarkeitsbegrenzungen – einen erneuten fehleranfälligen Kollaborationsprozess rund um Konfiguration und Preisgestaltung auslöst.
Kundenänderungswünsche oder Modifizierungen des Produkts mitten im Angebotsprozess sind in diesem Geschäft nicht ungewöhnlich und führen zur Wiederholung eines fehleranfälligen Prozesses.
Angebote im 'Copy'-'Paste'-Modus erstellen
Nach Überwindung aller Hürden bei der Konfiguration, Kalkulation, Bepreisung und Genehmigung muss der Vertriebsmitarbeiter nun alle Spezifikationen, Konfigurationsdetails und Preise in einem Angebotsdokument zusammenfassen. In der Regel erfolgt dies mit Hilfe von Word- oder Excel-Vorlagen. Gleichzeitig müssen Unternehmens-Standards eingehalten werden und alle Kundenwünsche erfasst werden. In der Fertigung und im Engineering kann so ein Dokument sehr umfassend sein und Komponenten wie die folgenden enthalten:
- Deckblatt mit Anschreiben,
- Finanzvorschlag & Kostenübersicht,
- Produktdetails, Bilder und technische Zeichnungen,
- Projektcharta,
- Serviceverträge,
- Allgemeine Geschäftsbedingungen,
- ... und mehr.
Die Personalisierung all dieser einzelnen Dokumente und das Kopieren der relevanten Daten ist ein fehleranfälliger und mühsamer Prozess.
Die Ineffizienz bei der manuellen Zusammenstellung von RFQ-Komponenten ist zeitaufwändig und lässt sich einfach automatisieren. Das Risiko, neue Fehler durch Copy-Paste einzuführen, ist hoch, und die Verwendung nicht zentralisierter und veralteter Daten kann erhebliche Auswirkungen auf Ihre Margen haben.
Fazit: Risikominderung im Angebotsprozess ist unkompliziert
Für Vertriebsmitarbeiter können die oben genannten Hürden während der Konfiguration, der Preisgestaltung und der Erstellung des finalen Angebots problematisch sein. Aber aus Sicht des Managements sind dies Faktoren, die Ihr gesamtes Unternehmen gefährden können.
Fertigungs- und Maschinenbauunternehmen sind stark vom Kunden abhängig. Mit dem Fokus auf den RFQ-Prozess können Sie diese Risiken mindern. Unternehmer sollten ihre Risiken genau analysieren und eine CPQ-Lösung finden, die ihnen hilft, die häufigsten Risiken im Vertrieb zu mindern.
Eine Vertriebsplattform für Fertigungsunternehmen integriert solch eine risikomindernde CPQ-Lösung und bietet darüber hinaus wichtige analytische Einblicke und Transparenz im Vertriebsprozess zur besseren Vorhersage des Umsatzes und zur Profitoptimierung.
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